Délai et mode de conservation des documents

Comptabilité

Actualité du 29/11/2013

La directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010, transposée en droit interne par la 3e loi de finances rectificative pour 2012, a déterminé les modes de conservation des factures et de tout document justificatif.

• Les documents doivent, en principe, être conservés pendant six ans.

Le délai général de conservation de six ans s'applique aux livres, registres, documents ou pièces auxquels l'administration a accès pour procéder au contrôle des déclarations et des comptabilités des contribuables astreints à tenir et à présenter des documents comptables.

Les documents nécessaires à l'établissement de la déclaration d'échanges de biens doivent également être conservés par les assujettis pendant un délai de six ans à compter de la date de l'opération faisant l'objet de cette déclaration.

Les pièces justificatives d'origine relatives à des opérations ouvrant droit, du point de vue fiscal, à une déduction en matière de taxes sur le chiffre d'affaires doivent être conservées pendant le même délai de six ans.

Le registre des biens transférés temporairement dans un autre État membre de l'UE, le registre des façonniers, ainsi que le registre des prestataires réalisant des travaux et expertises portant sur des biens meubles corporels doivent être conservés pendant six ans.

Les exploitants de spectacles ne conservent les coupons de contrôle et les souches des billets d'entrée utilisés que pendant un délai d'un an à compter de leur utilisation.

• Le registre des opérateurs qui fournissent des services par voie électronique doit être conservé pendant dix ans.
• Les factures doivent être stockées sous leur forme originale, papier ou électronique, et pour les factures électroniques, sous leur format original, sous lesquels elles ont été transmises ou mises à disposition.

La conservation des documents comptables justificatifs et de tout autre document s'effectue de la manière suivante (BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§§ 90 à 150-18/10/2013) :

• sous leur forme originale pour les pièces justificatives d'un droit à déduction en matière de TCA et notamment pour les factures d'achat et les éléments constitutifs des contrôles établissant une piste d'audit fiable (CGI art. 289 VII, 1°) ;
• en original ou en copie qui en est la reproduction fidèle et durable pour les autres documents justificatifs, notamment les factures de vente.

Ainsi les entreprises qui reçoivent à la fois des factures papiers et électroniques sont tenues de conserver ces factures sous leur forme respective, dans le délai de six ans (CGI, LPF, art. L. 102 B ).

L'impression sur papier des factures électroniques ne constitue pas une facture d'origine. Il n'est donc ni suffisant, ni nécessaire, d'un point de vue réglementaire, de procéder systématiquement à l'impression puis à l'archivage de ces factures sur support papier.

• Les factures papier doivent être stockées sur le territoire français.

Les assujettis ne peuvent stocker les factures transmises par voie électronique dans un pays non lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle ou un droit d'accès en ligne, de téléchargement et d'utilisation de l'ensemble des données concernées.

• Tout assujetti doit s'assurer que l'administration a un accès en ligne permettant le téléchargement et l'utilisation des données stockées, quels que soient le lieu de stockage en France ou hors du territoire national et la personne chargée de stocker les factures en son nom et pour son compte.
• L'administration a défini les modalités de conservation du « double original » des factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sur support papier.

Sont concernées par ces dispositions des factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sur support papier.

Pour la conservation du « double original » des factures de vente créées sous forme informatique et transmises sur support papier, les entreprises ont deux possibilités :

• soit elles conservent un double papier de la facture transmise, ce qui suppose l'impression de deux documents : l'original de la facture destiné au client et son double papier qui doit être archivé par le fournisseur ;
• soit elles conservent dans les conditions précisées ci-dessous un « double électronique » de cette facture.

BOFiP-CF-COM-10-10-30-10 et 10-10-30-20-18/10/2013

Source : Revue fiduciaire