Comptabilité informatisée : maîtriser la nouvelle « cartographie » du contrôle fiscal

Fiscal

Actualité du 04/12/2013

La tendance actuelle de l'administration fiscale est à l'intensification du recours à l'utilisation des données informatiques dans le cadre des vérifications de comptabilité, via le recours à la procédure spécifique de Contrôle fiscal des comptabilités informatisées (« CFCI »).

De son côté, le législateur a suivi récemment le même mouvement, en rendant désormais obligatoire la présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée à l'occasion d'une vérification de comptabilité (loi de finances rectificative pour 2012, art. 14 et arrêté du 29 juillet 2013).

La notice commentant l'article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales a été mise à jour fin novembre. Notice

• La remise obligatoire d'une copie des fichiers des écritures comptables à compter du 1er janvier 2014

Jusqu'à présent, la présentation des documents comptables, via la remise à l'administration fiscale d'une copie des fichiers des écritures comptables sous forme dématérialisée, était facultative. Cette présentation deviendra obligatoire pour les vérifications de comptabilité pour lesquelles un avis de vérification sera adressé après le 1er janvier 2014 (3e loi de finances rectificative pour 2012, art. 14 ; CGI, LPF, art. L. 47 A-I).

• Quels sont les exercices concernés ?

Les exercices clos à compter du 1er janvier 2013 devront répondre aux exigences du format FEC. Pour les exercices précédents, la présentation d'un fichier est obligatoire mais les nouvelles normes de l'article A 47 A-1 du LPF sont facultatives.

• Quels sont les contribuables concernés par la remise du fichier des écritures comptables (FEC) ?

Tous contribuables soumis par la CGI à une obligation de présentation de documents compables, tenus au moyen de systèmes informatisés. Sont donc également concernés, dés lors que la comptabilité est tenue au moyen d'un système informatisé : notamment les contribuables BNC qui tiennent une comptabilité de trésorerie.

• À quel stade du contrôle le contribuable doit-il remettre le fichier des écritures comptables ?

Les fichiers devront être remis dès le début des opérations de contrôle. Une tolérance toutefois pour 2014 : le fichier devra être remis au service vérificateur au plus tard lors du 2e rendez-vous.

• Quel est l'enjeu de cette nouvelle obligation pour le contribuable ?

Cette nouvelle obligation contribue sans aucun doute à l'efficacité des contrôles fiscaux. En effet, grâce à ce fichier, le vérificateur pourra effectuer des tris, classements, ainsi que tous calculs afin de s'assurer de la concordance entre la copie des enregistrements comptables et les déclarations fiscales. La remise des fichiers lui permettra ainsi de mieux orienter les axes de contrôle, et de cibler efficacement, le cas échéant, les demandes de traitements dans le cadre d'un contrôle fiscal informatisé.

Le défaut de présentation de la comptabilité informatisée sous forme dématérialisée fait l'objet d'une sanction spécifique, à savoir une amende fixée forfaitairement à 5 ‰ du chiffre d'affaires ou du montant des recettes brutes déclarés ou rehaussés (selon le cas) par exercice ou année soumis à contrôle, sans pouvoir être inférieure à 1 500 € (CGI art. 1729 D nouveau).

En plus de cette sanction spécifique, le non-respect de l'obligation de présenter la comptabilité sous format dématérialisé caractériserait une opposition à contrôle fiscal au sens de l'article 74 du Livre des procédures fiscales (LPF) autorisant l'administration à procéder à l'évaluation d'office des bases d'imposition. En pratique, l'administration fiscale pourra rejeter la comptabilité en raison de son absence de valeur probante et procéder à l'évaluation d'office des bénéfices, si elle relève des irrégularités formelles, telles que des trous de séquentialité dans la chronologie des écritures comptables.

• Format et contenu du fichier

Quelles sont les normes techniques à respecter ?

Un arrêté du 29 juillet 2013 publié au JO le 1er août 2013 définit le format informatique du fichier des écritures comptables ainsi que les mentions obligatoires du fichier. De son côté, l'administration fiscale a récemment publié une notice explicative comportant de nombreuses précisions techniques (notice du 28 novembre 2013).

Quel est le format de données à respecter ?

Le fichier des écritures comptables sera obligatoirement composé de 18 à 22 champs de données (en fonction de la catégorie dans laquelle est imposé le contribuable). Les champs devront être présentés dans l'ordre prévu par l'arrêté. Par ailleurs, le codage devra répondre à certaines exigences (format de date, caractères utilisés, cadrage des zones alphanumériques, etc.).

Quel est le niveau de détail exigé ? Quid des écritures centralisatrices ?

Le fichier devra comprendre toutes les écritures comptables enregistrées au cours de l'exercice, à savoir toutes les écritures d'enregistrement du bilan d'ouverture et les écritures d'inventaire (écritures d'amortissement, écritures de dépréciation, écritures de cession des immobilisations, écritures de stocks, écritures de provision, opérations de régularisation).

En application du principe comptable de permanence du chemin de révision comptable entre les pièces justificatives et les écritures comptables, l'administration précise dans sa notice explicative que les écritures de centralisation devront être écartées au bénéfice du détail ligne à ligne de chaque opération comptable enregistrée dans les différents journaux du système informatisé.

Néanmoins, à titre de tolérance et exclusivement pour les grandes entreprises, à savoir celles réalisant un chiffre d'affaires excédant 152,4 M€ (ventes) ou 76,2 M€ (prestations de services), le service vérificateur pourra demander dans un premier temps la remise d'un fichier reprenant les écritures centralisées, puis demander à l'entreprise de fournir les écritures détaillées correspondant à tout ou partie des écritures centralisées.

• L'entrée en vigueur de cette nouvelle obligation : dans quelques semaines !

Cette nouvelle obligation s'appliquera donc rétroactivement à des exercices au titre desquels un avis de vérification sera adressé après le 1er janvier 2014, à savoir les exercices 2011, 2012, et 2013 (ou antérieurs, en présence de déficits reportables).

Néanmoins, une tolérance a été introduite par l'arrêté du 29 juillet 2013 sur le format des données à respecter au titre des exercices 2011 et 2012. En effet, pour ces exercices, l'application des nouvelles normes techniques sera facultative. Ainsi, en pratique, les fichiers des écritures comptables au titre des exercices 2011 et 2012 devront respecter a minima le format défini par l'ancienne version de l'article A 47 A-1 du LPF (en pratique, il s'agit d'un format moins contraignant), applicable dans le cadre du système d'option pour la remise du fichier dans le cadre des contrôles fiscaux.

Les entreprises disposent encore de quelques semaines pour anticiper la réforme et s'assurer qu'elles seront en mesure de communiquer ces fichiers dès le début des opérations de contrôle.

Plus généralement, cette nouvelle obligation implique pour les entreprises la mise en place d'une procédure interne permettant de valider, à la clôture de chaque exercice, la conformité de leurs fichiers au regard des exigences fiscales (format, contenu, et modalités de conservation des fichiers). La communication d'un fichier conforme, dès le début des opérations de contrôle, permettra sans aucun doute d'instaurer un climat favorable avec le vérificateur.

• Généralisation de l'utilisation des données informatisées via la multiplication des CFCI

Constat

On constate une multiplication des CFCI au cours des trois dernières années, et ce, quelle que soit la taille de l'entreprise. Si dans un premier temps, c'est le secteur des pharmacies qui a fait l'objet de CFCI en série, l'administration fiscale semble aujourd'hui s'attaquer à d'autres secteurs, et notamment celui de l'hôtellerie/restauration. Les outils de travail (logiciels) utilisés par l'administration fiscale se prêtent bien à une approche sectorielle des CFCI et contribuent de manière certaine à une meilleure « rentabilité » et efficacité des contrôles fiscaux.

Cette tendance actuelle à la multiplication des CFCI implique pour les entreprises de s'adapter à un cadre procédural différent de celui qui existait auparavant lorsque le vérificateur effectuait un contrôle sur la base d'une comptabilité sous format papier. En pratique, les entreprises devront s'assurer en amont du contrôle de leur capacité à répondre aux demandes de l'administration et de maîtriser les risques fiscaux liés à l'utilisation d'un système d'information. S'agissant des « petites entreprises » telles que celles appartenant aux deux secteurs évoqués, il s'agit d'une véritable « révolution ».

Cadre général de la procédure « CFCI »

Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent faire l'objet d'un CFCI, dès lors que leur comptabilité est tenue, en tout ou partie, au moyen de systèmes informatisés. La procédure de CFCI est strictement encadrée par la loi (CGI, LPF, art. L. 47 A, I).

Étendue d'un CFCI

Le CFCI porte sur un périmètre d'information étendu. L'administration fiscale peut accéder à l'ensemble des informations, données et traitements informatiques qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations fiscales, ainsi qu'à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements.

En pratique, trois principales composantes du système d'information sont concernées :

• les données élémentaires (c'est-à-dire celles ayant participé directement ou indirectement à l'élaboration des états comptables et fiscaux) ;
• les traitements appliqués à ces données (c'est-à-dire l'ensemble des opérations réalisées par des moyens informatiques pour permettre l'exploitation des données élémentaires), et notamment leur collecte, leur saisie, leur tri, leur enregistrement, ou leur modification, etc. ;
• la documentation relative au système d'information (c'est-à-dire la documentation relative aux analyses, à la programmation, et à l'exécution des traitements, en vue, notamment, de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d'enregistrement et de conservation des écritures).

Les entreprises devront veiller à la conservation de ces éléments selon les délais et formes requis (CGI, LPF, art. L. 102 B).

En pratique :

• les livres et registres comptables obligatoires doivent être conservés pendant six ans sur support informatique, s'il s'agit de leur support d'origine ;
• les données élémentaires et les traitements doivent, au minimum, être conservés sur support informatique jusqu'au terme du délai de prescription prévu par l'article L. 169 du LPF, c'est-à-dire jusqu'à la clôture du troisième exercice qui suit celui au cours duquel les données ont été enregistrées et les traitements utilisés. Cette durée est prolongée en présence de déficits. La documentation doit être conservée dans les mêmes délais sur son support d'origine.

Il conviendra, tout particulièrement en cas de changement de système d'information (exemple : migration de système d'information, notamment dans le cadre de restructurations), de s'assurer du respect des obligations de conservation, telles que présentées ci-dessus. Concrètement, en cas de changement de système d'information, les entreprises devront notamment conserver en état de marche les versions antérieures de logiciels, afin d'être en en mesure de justifier les traitements réalisés ou mettre en place une procédure d'archivage conforme aux exigences de l'administration fiscale.

Le déroulement d'un CFCI : une vérification en trois temps

Un CFCI se déroule en pratique en trois étapes.

• Étape 1 : le contribuable met à la disposition de l'administration fiscale les données, les traitements informatiques, et une présentation de la documentation informatique.
• Étape 2 : l'administration fiscale vérifie l'existence des données via l'analyse des modalités de sauvegarde et d'archivage des données (les données élémentaires sauvegardées doivent permettre de justifier les résultats comptables et fiscaux).
• Étape 3 : l'administration fiscale effectue des traitements informatiques selon l'option choisie par le contribuable :

- Option a : l'administration fiscale effectue la vérification sur le matériel utilisé par le contribuable ;

- Option b : le contribuable effectue lui-même tout ou partie des traitements informatiques nécessaires à la vérification ;

- Option c : le contribuable demande que le contrôle ne soit pas effectué sur le matériel de l'entreprise et met alors à la disposition de l'administration les copies des documents, données et traitements soumis à contrôle.

Source : Revue fiduciaire